Greșelile de facturare se văd abia după ce factura a ajuns în e-Factura și deja apare „comunicată” clientului. De aici începe panica: nu poți șterge, nu poți edita, totul trece prin ANAF. În rândurile de mai jos găsești, pas cu pas, cum corectezi o factură greșită după ce a intrat în e-Factura, în condițiile legale actuale.

Ce înseamnă, de fapt, o factură „în e-Factura” și când chiar trebuie corectată

Mai întâi e util să separăm două situații diferite. Una este când ai generat fișierul XML, l-ai trimis în sistem, dar factura a fost respinsă tehnic de e-Factura. Alta este când factura a fost deja validată și poartă sigiliul Ministerului Finanțelor, adică este „comunicată” beneficiarului, conform OUG 120/2021 și ghidului ANAF pentru sistemul național de facturare electronică.

Dacă factura este respinsă de sistem, ea nu există fiscal. O poți reemite corectată fără proceduri de storno, tocmai pentru că nu a devenit factură electronică acceptată de ANAF și de client. În schimb, când factura a trecut toate validările și e disponibilă în SPV la „facturi comunicate”, discuția se mută pe corectare conform Codului fiscal și regulilor din e-Factura.

Articolul 330 din Codul fiscal stabilește că o factură emisă greșit se corectează prin factură de stornare sau prin factură de corecție, nu prin modificarea documentului inițial. Iar procedura e valabilă și pentru facturile transmise prin sistemul național RO e-Factura, după cum precizează și procedura de utilizare a sistemului publicată în Monitorul Oficial.

Pașii de bază: cum corectezi o factură greșită după ce a intrat în e-Factura

Regula de pornire este clară și apare atât în Codul fiscal, cât și în ghidurile ANAF: facturile electronice nu se editează, se corectează prin documente noi, asociate celei inițiale. Un ghid tehnic ANAF privind codurile tipurilor de facturi arată explicit că, pentru anulare sau ajustare, se folosesc facturi de stornare și facturi de corecție, cu trimitere la numărul facturii inițiale.

În practică, pașii generali pentru un furnizor arată cam așa:

  • identifici factura greșită în programul tău și în e-Factura (număr, dată, client);
  • stabilești dacă greșeala cere anulare totală sau doar corectare parțială;
  • emiți o factură de stornare (totală sau parțială), respectând regulile de semn minus din ghidul ANAF;
  • dacă este cazul, emiți apoi o factură nouă, corectă, pe care o trimiți și ea prin sistemul RO e-Factura.

Conform ghidului ANAF privind codurile de facturi, facturile de stornare se identifică printr-un cod specific în câmpul „tip factură” și pot avea valori negative la nivel de linie, cu anumite excepții tehnice la prețul unitar, detaliate în documentația oficială. Aceste documente circulă tot prin e-Factura, astfel încât și clientul să vadă clar ce s-a întâmplat.

Când folosești storno total, storno parțial sau factură de corecție

Tipul de document pe care îl emiți depinde mult de problema inițială. Codul fiscal și ghidurile ANAF dau câteva repere clare pentru ajustarea bazei de impozitare a TVA, inclusiv în cazul facturilor electronice comunicate prin sistemul RO e-Factura.

Când ai nevoie de storno total

Storno total folosești de regulă atunci când factura este greșită „din temelii”. De exemplu, ai facturat clientul nepotrivit, ai pus cod fiscal eronat, ai facturat o operațiune care nu trebuia facturată sau contractul s-a anulat complet. În aceste cazuri, o factură de stornare care anulează integral valorile facturii inițiale este varianta curentă.

Conform ghidului tehnic ANAF pentru codul tip de factură aferent stornării, se emit linii cu cantități și valori negative, iar sistemul e-Factura le procesează ca ajustare în minus a operațiunii inițiale. Din punct de vedere contabil și fiscal, factura inițială și storno-ul total se compensează, astfel încât clientul rămâne ca și cum nu ar fi existat tranzacția.

Când e suficient storno parțial sau factură de corecție

Storno parțial se folosește când doar o parte din tranzacție e greșită: o cantitate facturată în plus, un discount care lipsește, un preț unitar eronat pentru anumite linii. Emiteți o factură de stornare doar pe pozițiile sau cantitățile de ajustat, cu valori negative, pentru a aduce baza de impozitare la nivelul corect.

În alte cazuri, mai ales când se modifică doar informații nefinanciare (de exemplu descrierea produsului, numărul comenzii interne sau unele date de identificare), se poate emite o factură de corecție cu valorile corecte și referire clară la factura inițială. Ghidurile de specialitate și clarificările ANAF subliniază însă că, dacă se schimbă baza de TVA sau suma, ajustarea se reflectă prin linii cu semn minus sau plus, nu doar la nivel de text.

Ce faci dacă factura din e-Factura e greșită, dar clientul nu a preluat-o încă

Există și situația în care factura apare ca acceptată tehnic în sistem, dar clientul nu a descărcat documentul în contabilitatea lui și semnalează rapid eroarea. Potrivit unui material recent de informare preluat de presă pe baza clarificărilor ANAF, dacă factura nu a fost „comunicată” în sensul juridic (de exemplu este respinsă sau nu trece de anumite verificări), nu e nevoie de storno, pentru că nu produce efecte fiscale.

Dacă însă factura este deja în lista de facturi comunicate din SPV, destinatarul o poate vedea și folosi. Corectarea se face tot prin emiterea de documente noi: storno, eventual, factură corectă. E bine ca furnizorul să discute cu clientul înainte, astfel încât acesta să știe ce documente va primi și să nu dubleze înregistrările în contabilitate.

Procedura de utilizare a sistemului RO e-Factura publicată în noiembrie 2021 arată că facturile electronice corectate se transmit, la rândul lor, prin același sistem, la fel ca facturile inițiale. Altfel spus, nu există o corectare „pe hârtie” a unei facturi deja comunicate în e-Factura, totul trebuie să fie vizibil și în platforma ANAF.

Corectarea facturilor în relația cu statul (B2G) și în relația B2B

Pentru facturile către instituții publice, regulile sunt ceva mai stricte. Procedura oficială pentru utilizarea sistemului în relația B2G prevede că, dacă autoritatea contractantă are obiecții la o factură electronică, îl înștiințează pe emitent inclusiv prin sistem (prin mesaj standardizat). Corecția se face tot conform art. 330 din Codul fiscal, iar factura electronică corectată se transmite prin sistemul RO e-Factura.

În zona B2B, mecanismul este în mare parte același, dar discuția are loc direct între furnizor și client, iar mesajele nu sunt reglementate atât de detaliat în procedură. Totuși, ghidul național de utilizare a sistemului e-Factura explică faptul că toate documentele care țin de aceeași tranzacție – factură inițială, storno, corecții – trebuie transmise prin platformă, nu „pe lângă” ea.

Un aspect important, subliniat în informările recente ale ANAF, este că obligația de utilizare a e-Factura se extinde etapizat pentru diferite categorii de contribuabili, dar regulile privind corectarea facturilor electronice se aplică oricui folosește sistemul, fie voluntar, fie obligat de lege. Chiar și cei care, în anumite perioade, au doar opțiunea de a trimite facturi B2C în sistem trebuie să respecte aceleași principii de corectare.

Greșeli frecvente când corectezi o factură în e-Factura și cum le eviți

De multe, problema nu este că s-a emis o factură greșită – asta se întâmplă chiar și în firme cu proceduri solide -, ci că se încearcă „peticirea” situației în afara regulilor fiscale. Din materialele oficiale ANAF și din ghidurile de specialitate reies câteva greșeli recurente când vine vorba de corectare în sistemul național de facturare electronică.

Prima greșeală este tentativa de a reface factura direct în programul de gestiune, fără a emite storno și fără a transmite documentele noi prin e-Factura. Din punct de vedere fiscal, factura inițială rămâne valabilă, iar diferențele dintre contabilitatea internă și ce se vede la ANAF pot genera controale și ajustări ulterioare.

A doua greșeală frecventă este emiterea unei facturi de stornare fără legătura tehnică și juridică cu factura inițială. Ghidul ANAF privind codurile tipurilor de facturi insistă pe referința la numărul și data facturii corectate, astfel încât sistemul să poată lega documentele între ele. Lipsa acestei legături poate ridica întrebări la un eventual control.

Nu în ultimul rând, mulți contribuabili uită să ajusteze corecțiile de facturi și în deconturile de TVA, acolo unde au impact. Instrucțiunile oficiale pentru corectarea erorilor materiale din deconturile de TVA explică modul în care se reflectă ajustările în perioada fiscală potrivită. Aici merită discutat cu contabilul sau consultantul, pentru a evita raportări greșite.

Întrebări frecvente

Pot șterge o factură deja comunicată în e-Factura?

Nu. Factura comunicată nu poate fi ștearsă sau editată în sistem. Singura variantă este să o corectezi conform Codului fiscal, prin factură de stornare, dacă este cazul, prin emiterea unei facturi noi, corecte, transmise tot prin e-Factura.

Ce se întâmplă dacă emit corecția doar „pe hârtie”, fără să o trimit și prin e-Factura?

Factura inițială rămâne vizibilă în sistem fără ajustare, iar datele din contabilitatea ta nu mai corespund cu raportările către ANAF. La un control fiscal, diferențele pot fi tratate ca raportare incorectă, cu riscul unor ajustări și sancțiuni.

Cine răspunde dacă nu se corectează la timp o factură greșită în e-Factura?

Emitentul facturii este responsabil să aplice regulile legale de corectare și să transmită documentele necesare prin e-Factura. Beneficiarul trebuie însă să își ajusteze și el evidența contabilă, pe baza documentelor corective primite de la furnizor.

Un lucru e clar: panica de după trimiterea unei facturi greșite în e-Factura scade drastic în momentul în care știi că nu lucrezi cu „ștergeri”, ci cu un mecanism clar de storno și corecții, sprijinit de Codul fiscal și de ghidurile ANAF. De aici înainte, ține mai mult de disciplină internă și de comunicarea cu contabilul decât de frica de platformă.

Acest material are rol informativ și se bazează pe reglementări și ghiduri oficiale valabile la data de 2 septembrie 2026. Pentru situații concrete și pentru aplicarea corectă în contabilitatea firmei tale, discută cu un contabil sau cu un consultant fiscal autorizat și verifică ultimele actualizări publicate de Ministerul Finanțelor și ANAF.