Mulți patroni își dau seama că „le lipsesc acte” abia când au control în firmă, nu când își fac dosarele la început de drum. În rândurile de mai jos găsești, pe înțeles, ce documente trebuie să aibă o firmă în 2026, ce se verifică cel mai des și cum te organizezi ca să nu ai emoții la control.

Ce verifică, de fapt, inspectorii când vin în control

Fie că vorbim de ANAF, ITM sau alte autorități, primul lucru pe care îl cer inspectorii este dovada că firma există și funcționează legal. Asta înseamnă, în practică, acte de înființare, documente contabile, registre și diverse proceduri interne.

Din date oficiale reiese clar că obligația de a întocmi și păstra documente justificative pentru orice operațiune economică este prevăzută direct în Legea contabilității, forma actualizată 2024-2025. Cu alte cuvinte, nimic nu contează dacă nu este susținut pe hârtie sau în format electronic, corect arhivat.

În plus, controalele recente pun accent nu doar pe existența actelor, ci și pe modul în care sunt organizate: numerotate, datate, semnate, arhivate pe ani, astfel încât să poată fi verificate rapid. Haosul în dosare nu este o contravenție în sine, dar crește riscul să ți se considere lipsă documente pe care, de fapt, le ai.

Documentele de bază fără de care nu ai ce discuta

Indiferent de mărimea firmei, există un set minim de acte care trebuie să fie mereu la îndemână, în sediu sau în spațiul declarat de arhivare. Lipsa lor poate transforma un control de rutină într-o problemă serioasă.

În categoria „acte de identitate” ale firmei intră:

  • actul constitutiv actualizat și certificatul de înregistrare la Registrul Comerțului;
  • certificatele de înregistrare fiscală și eventualele decizii de înregistrare în scopuri de TVA;
  • decizii interne de numire a administratorilor, împuterniciri și specimene de semnătură, dacă este cazul.

Pe partea financiar-contabilă, bazele sunt situațiile financiare anuale depuse, balanțele de verificare, registrul jurnal, registrul inventar și documentele justificative pentru înregistrările făcute în contabilitate. Legea contabilității prevede expres că orice operațiune trebuie consemnată într-un document care devine document justificativ.

Nu în ultimul rând, trebuie să existe contracte comerciale, facturi emise și primite, extrase de cont, chitanțe, bonuri fiscale, contracte de leasing sau credit, precum și corespondența relevantă cu autoritățile fiscale.

Registre obligatorii și termenul de păstrare în 2026

Un subiect care ridică multe întrebări este cât timp trebuie păstrate actele unei firme. Până acum câțiva ani, termenul standard era de 10 ani, ceea ce însemna arhive uriașe. Din 2023, după modificările aduse Legii contabilității, regulile s-au schimbat important pentru mediul privat.

Potrivit textului actualizat al Legii contabilității și unui ordin al Ministerului Finanțelor publicat în 2023, registrele de contabilitate obligatorii și documentele justificative se păstrează, ca regulă generală, 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite, inclusiv statele de salarii.

Asta înseamnă că, pentru documentele din 2020, termenul de 5 ani începe la 1 iulie 2021 și se încheie la 30 iunie 2026. Atenție însă: anumite categorii de entități – cum sunt instituțiile de credit sau entitățile supravegheate de Autoritatea de Supraveghere Financiară – au excepții și pot avea termene mai lungi, prevăzute expres în lege.

Pe lângă registrele contabile, trebuie să existe și registrul unic de control, pentru toate societățile înregistrate la Registrul Comerțului. Legea specială privind registrul unic de control obligă firmele să dețină și să prezinte acest registru la orice acțiune de control.

Din 2025 au apărut norme noi pentru modul în care inspectorii completează registrul unic de control, însă obligația de a-l deține rămâne la firmă. Dacă nu îl poți prezenta, controlul tot se desfășoară, dar riști sancțiuni pentru neîndeplinirea obligațiilor privind registrul.

Documente specifice care se cer frecvent la control

Dincolo de actele generale, fiecare tip de control are „lista lui scurtă” de documente. De cele mai multe, inspectorii nu au timp să verifice tot, ci merg pe puncte sensibile: justificarea cheltuielilor, realitatea stocurilor, relațiile de muncă.

La un control fiscal (ANAF)

În controalele fiscale, accentul cade pe documentele care justifică veniturile și cheltuielile, modul de declarare și plata taxelor. Pe lângă registre și facturi, inspectorii cer deseori contractele care stau la baza relațiilor comerciale și dovezi ale prestării serviciilor sau livrării bunurilor.

Datele din ghidurile de specialitate pentru 2026 arată că firmele trebuie să poată prezenta rapid documentele justificative pe întreaga perioadă verificată și să demonstreze că sunt arhivate în conformitate cu termenele legale de 5 ani. Lipsa unui contract sau a unei dovezi de livrare poate transforma o cheltuială deductibilă în cheltuială respinsă.

La un control de muncă (ITM)

Inspectorii de muncă privesc mai puțin spre balanță și mai mult spre oameni. Pentru ei contează contractele individuale de muncă, actele adiționale, registrul electronic de evidență a salariaților, regulamentele interne și fișele de post.

Deși o parte din aceste date sunt transmise electronic, angajatorul trebuie să dețină și documentele pe suport fizic sau electronic organizat, semnate acolo unde legea o cere. În practică, multe firme mici se bazează doar pe fișiere dispersate, fără o structură clară, ceea ce face dificilă prezentarea la control.

Alte documente care nu par importante, dar lipsa lor doare

Sunt câteva categorii de acte pe care firmele tind să le trateze superficial, deși pot cântări greu la un control:

  • procese-verbale de inventariere anuală a patrimoniului;
  • decizii interne privind politicile contabile și proceduri de casă;
  • documente privind reconstituirea actelor pierdute sau distruse.

Legea contabilității prevede obligativitatea inventarierii generale cel puțin o dată pe an, aspect confirmat în versiunea actuală a textului legal. Dacă nu poți prezenta documentele de inventariere, inspectorii pot pune la îndoială realitatea soldurilor din contabilitate.

Cum îți organizezi actele ca să stai mai liniștit la control

Dincolo de litera legii, diferența dintre un control suportabil și unul care blochează activitatea o face organizarea. Nu ai nevoie de sisteme complicate sau foarte scumpe, dar ai nevoie de disciplină și de câteva reguli clare, respectate de toată lumea din firmă.

O abordare practică este să împarți arhiva pe ani fiscali și pe tipuri de documente: contabilitate, taxe, personal, contracte comerciale. Pentru fiecare an, verifici dacă ai toate registrul jurnal, registrul inventar, balanțele, situațiile financiare și documentele justificative pentru perioada care încă se află în termenul de păstrare de 5 ani.

La fel de important este să stabilești cine răspunde efectiv de arhivă. Legea spune că persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilității au obligația de a păstra registrele și documentele justificative, însă în practică această sarcină cade pe administrator sau pe contabil, în funcție de cum se organizează fiecare firmă.

Pentru documentele în format electronic, contează atât modul de stocare, cât și backup-ul: trebuie să te poți întoarce oricând la factura de acum 3 ani, indiferent dacă ți s-a stricat laptopul între timp. Iar dacă pierzi sau ți se distrug actele, legislația cere reconstituirea lor într-un termen limită, procedurile fiind detaliate în reglementări speciale.

Întrebări frecvente

Cât timp trebuie să păstrez actele contabile ale firmei în 2026?

Regula generală, valabilă pentru majoritatea firmelor private, este termenul de 5 ani pentru registre contabile și documente justificative, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite, conform Legii contabilității și unui ordin al Ministerului Finanțelor.

Registrul unic de control mai este obligatoriu?

Da. Legea specială privind registrul unic de control prevede în continuare obligația tuturor societăților înregistrate la Registrul Comerțului de a deține și prezenta acest registru, iar normele recente detaliază cum îl completează inspectorii la începutul și la finalul controlului.

Pot păstra documentele doar în format electronic?

Legislația permite arhivarea electronică, cu condiția să fie respectate regulile privind integritatea și accesibilitatea documentelor. În practică, mulți consultanți recomandă să ai cel puțin pentru documentele-cheie și un set fizic, până când toate procedurile electronice sunt foarte bine puse la punct.

Un control nu ar trebui să fie o loterie, ci un test al modului în care îți cunoști și îți administrezi afacerea. Dacă documentele sunt puse la punct, termenele de păstrare respectate și cineva știe exact unde găsește fiecare hârtie, vizita inspectorilor devine un episod de muncă, nu un dezastru anunțat.

Acest material are rol informativ general și se bazează pe prevederi legale valabile la data de 4 septembrie 2026. Pentru situația concretă a firmei tale, verifică mereu textele oficiale actualizate și discută cu contabilul sau cu un consultant specializat înainte de a lua decizii.