Chitanța pare un formular banal până când îți dai seama că de ea depind banii încasați corect și o eventuală verificare fiscală. În rândurile de mai jos explicăm clar ce este chitanța, când se eliberează, ce informații trebuie să conțină și ce greșeli să eviți ca să nu ai probleme.

Ce este chitanța și la ce folosește, de fapt

Chitanța este un document financiar-contabil prin care se dovedește încasarea unei sume de bani, de regulă în numerar. Practic, este dovada că o persoană sau o firmă a primit bani de la altcineva, pentru un anumit scop.

Chitanța nu este o factură și nu o înlocuiește. Factura arată ce bunuri sau servicii s-au vândut, chitanța arată că banii pentru acea tranzacție au fost încasați. Cele două documente pot exista separat sau împreună, în funcție de situație.

Din punct de vedere contabil, chitanța stă la baza înregistrării încasărilor în casierie. Fără ea, este foarte greu de demonstrat oficial că o sumă de bani a intrat în firmă sau a fost înapoiată.

Când se eliberează chitanța în România

Chitanța se eliberează de obicei atunci când încasarea se face în numerar, mai rar, prin alte forme considerate avansuri sau depuneri la casierie. Când banii intră direct în contul bancar, dovada principală este extrasul de cont, nu chitanța.

În practică, chitanța se folosește frecvent la:

  • plata în numerar a unei facturi sau a unui avans către o firmă;
  • încasări la casieria unei companii (rate, chirii, taxe interne);
  • decontări interne între angajați și firmă, când se restituie sau se acordă numerar.

Nu orice plată făcută între persoane fizice este automat acoperită de chitanță. Pentru vânzări între persoane fizice (un telefon, o mașină mai veche) se folosesc de regulă contracte de vânzare-cumpărare sau simple înscrisuri de mână, iar chitanța apare mai ales când una dintre părți este firmă.

Chitanța se întocmește, în mod normal, în momentul încasării. Dacă încasezi banii azi, azi trebuie emisă și chitanța, nu retroactiv peste o lună, decât în situații bine documentate și corectate contabil.

Ce informații trebuie să conțină o chitanță corectă

Chiar dacă formatul poate fi ușor diferit de la un formular la altul, o chitanță valabilă are câteva elemente obligatorii, regăsite în reglementările contabile și fiscale actuale.

În mod uzual, chitanța trebuie să conțină cel puțin:

  • denumirea documentului și seria/numărul chitanței;
  • data emiterii;
  • datele de identificare ale plătitorului și ale beneficiarului (nume/denumire, eventual CUI/CNP și adresă);
  • suma încasată în cifre și în litere;
  • temeiul plății – pentru ce se încasează (factură, avans, chirie etc.);
  • semnătura persoanei care încasează banii.

În cazul firmelor, pe chitanță ar trebui să apară clar și datele de identificare ale societății care încasează: denumirea, forma juridică, codul de înregistrare fiscală, sediul social, de regulă, contul bancar. Aceste elemente apar, de obicei, pretipărite pe formularele tipizate sau generate de programele de contabilitate.

La suma trecută în litere nu se fac abrevieri de tipul „RON” în loc de „lei” în propoziția cursivă, pentru a evita confuziile sau completările ulterioare. Suma în cifre și cea în litere trebuie să coincidă.

Este recomandat ca pe chitanță să se menționeze clar dacă plata este integrală sau parțială pentru o anumită factură sau datorie. Asta ajută mult când, peste câteva luni, cineva verifică dacă mai există sume de recuperat.

Chitanță tipizată, chitanță din program și chitanță scrisă de mână

Există încă blocuri de chitanțe tipizate, cumpărate din papetării, folosite mai ales de firme mici sau PFA-uri care lucrează mult cu numerar. Acestea au o structură standard și sunt acceptate atât timp cât sunt completate corect.

Multe companii folosesc însă chitanțe generate automat din programe de contabilitate sau de facturare. Acestea au avantajul că păstrează numerotarea, datele partenerilor și legătura cu facturile, reducând riscul de greșeli. Important este ca documentul rezultat să conțină toate elementele obligatorii și să fie păstrat în arhivă, pe suport fizic sau electronic, după regulile contabile.

Se poate folosi și o chitanță scrisă de mână, pe un formular simplu, atât timp cât cuprinde toate informațiile necesare și este lizibilă. Totuși, pentru firme, folosirea sistematică a unor formulare improvizate poate ridica semne de întrebare la un control fiscal.

În ultimii ani au apărut și chitanțe trimise în format electronic (de exemplu, în urma plăților online cu anumite platforme). În acest caz, trebuie diferențiat între chitanța emisă de firmă ca document intern și dovada plății emisă de procesatorul de plăți sau de bancă.

Legătura dintre chitanță, factură și bonul fiscal

Mulți confundă chitanța cu bonul fiscal. Bonul fiscal este documentul emis de casa de marcat pentru vânzări către populație, reglementat strict de legislația privind aparatele de marcat electronice fiscale. Chitanța este un document de încasare, legat mai ales de relațiile comerciale dintre firme sau dintre firme și persoane fizice în afara vânzărilor cu amănuntul.

În cazul unei firme plătitoare de TVA, combinația uzuală este: factură pentru operațiune, încasare prin bancă sau numerar. Dacă încasarea e prin numerar, se emite chitanță. Dacă încasarea e prin bancă, dovada o reprezintă documentele bancare, nu chitanța.

Sunt situații în care se emite doar bon fiscal, fără factură, de exemplu la un magazin sau la un restaurant, atunci când clientul este persoană fizică și nu solicită factură. Acolo nu mai apare și chitanța, pentru că bonul fiscal acoperă încasarea.

Atunci când clientul cere factură, iar plata se face pe loc în numerar, unele firme emit atât bon fiscal, cât și factură și chitanță. Altele folosesc doar combinația factură – chitanță pentru anumite tipuri de activități, acolo unde legislația permite lucrul fără aparat de marcat. Detaliile concrete trebuie stabilite împreună cu contabilul, în funcție de specificul activității.

Greșeli frecvente la completarea chitanțelor

De multe, problemele nu apar pentru că nu există chitanță, ci pentru că este completată superficial. Sunt câteva greșeli care apar constant în practică.

Date incomplete sau greșite ale partenerului

Să treci doar prenumele plătitorului sau o prescurtare a denumirii firmei poate crea confuzii, mai ales când ai mai mulți clienți cu nume similare. Ideal este să fie notate numele complet, când e cazul, codul de identificare fiscală.

Sume tăiate, corectate sau ilizibile

Corecturile făcute în grabă pe chitanță, fără semnătură și ștampilă, pot ridica semne de întrebare. Dacă se greșește grav, de multe ori e mai sigur să se anuleze formularul și să se emită unul nou, păstrându-se totuși exemplarul anulat în registru.

Lipsa legăturii cu documentul de bază

O chitanță care nu menționează pentru ce se fac plata și încasarea (factură, rată, chirie pe luna X) este greu de urmărit ulterior. De aceea, menționarea clară a temeiului plății nu e un moft, ci ajută direct la ordine în contabilitate.

Întrebări frecvente

Este chitanța obligatorie pentru plățile cu cardul?

Nu, pentru plățile cu cardul dovada principală este documentul emis de bancă sau de procesatorul de plăți, împreună cu factura sau bonul fiscal. Chitanța se leagă, în general, de operațiunile de numerar la casierie.

Cât timp trebuie păstrate chitanțele de către firme?

Regulile generale de arhivare prevăd termene de păstrare de mai mulți ani pentru documentele financiar-contabile. Durata exactă depinde de categoria documentului și trebuie verificată în reglementările în vigoare și cu contabilul.

Poate fi refuzată o chitanță scrisă de mână?

Dacă documentul conține toate elementele obligatorii și este lizibil, în mod obișnuit are valoare de dovadă a plății. Totuși, pentru operațiunile firmei este mai sigură folosirea unor formulare standardizate sau emise dintr-un program contabil.

Un exercițiu util pentru orice antreprenor sau persoană care lucrează cu bani cash este să își ia o jumătate de oră și să verifice chitanțele din ultimele luni. Imaginea de ansamblu spusă clar de aceste hârtii cântărește mai mult decât pare într-o zi obișnuită de lucru.

Informațiile din acest articol au caracter general și se bazează pe reglementările contabile și fiscale aplicabile la data redactării. Pentru decizii concrete privind chitanțele și documentele financiar-contabile, consultă un contabil sau un specialist autorizat și verifică mereu sursele oficiale.