Toate facturile trebuie păstrate legal cel puțin cinci ani, dar în multe firme arhiva electronică este un haos de foldere numite „nou”, „vechi” și „diverse”. În rândurile de mai jos găsești un ghid clar, pas cu pas, ca să îți organizezi arhiva electronică de facturi astfel încât să treci fără emoții prin următorul control.

Ce prevede legea despre păstrarea facturilor în format electronic

În România, perioada standard de păstrare a documentelor contabile este de regulă de minimum cinci ani, calculată de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite, potrivit reglementărilor fiscale și contabile în vigoare, prezentate în documente oficiale.

Facturile pot fi emise și păstrate și în format electronic, cu condiția să fie asigurate autenticitatea originii, integritatea conținutului și lizibilitatea lor pe toată perioada legală de arhivare. Cu alte cuvinte, trebuie să poți demonstra cine a emis factura, că nu a fost modificată și că se poate citi oricând.

Instituțiile de control acceptă, în general, atât facturi scanate, cât și fișiere generate de programe de facturare, dacă se poate dovedi că documentele sunt complete și nemodificate. Dacă folosești sistemul național de facturare electronică, documentele trebuie păstrate cel puțin pe durata prevăzută de legislația fiscală.

Chiar dacă lucrezi cu un contabil sau cu o firmă de contabilitate, responsabilitatea finală pentru păstrarea corectă a arhivei electronice de facturi rămâne la tine, ca firmă sau persoană fizică autorizată. De aceea merită să ai un sistem clar, nu doar „să le aibă contabilul undeva”.

Cum decizi unde îți ții arhiva electronică de facturi

Primul pas este să alegi locul principal de stocare: pe calculatorul de la birou, pe un server local, într-un spațiu de stocare în cloud sau în aplicația de facturare, dacă oferă funcție de arhivă. Ideal, combini două variante pentru siguranță.

Câteva repere simple înainte să alegi:

  • ai nevoie să poți accesa arhiva ușor, și tu, și contabilul;
  • spațiul de stocare trebuie să permită măcar cinci ani de facturi fără „curățenie” forțată;
  • accesul trebuie securizat (parolă puternică, autentificare în doi pași unde se poate);
  • să poți descărca rapid arhiva, la nevoie, pentru un control sau pentru schimbarea furnizorului IT.

Indiferent dacă alegi un serviciu de cloud sau un hard extern, stabilește clar: acesta este „locul oficial” unde se află arhiva electronică de facturi. Toate copiile din e-mail, laptop personal sau telefon trebuie să ducă, în final, în același loc.

Structura de foldere care te salvează la control

Structura de foldere contează mai mult decât pare. La un control fiscal sau la o verificare internă, vrei să poți găsi o factură în câteva zeci de secunde, nu în câteva ore. Cea mai ușor de folosit structură este pe ani, apoi pe luni.

Un exemplu simplu pentru arhiva electronică de facturi:

  • 2022 / 01 – Ianuarie, 02 – Februarie, etc.;
  • 2023 / 01, 02, 03. până la 12;
  • 2024 / 01, 02. și tot așa, pentru fiecare an de arhivare;
  • în interiorul fiecărei luni, două subfoldere: „emise” și „primite”.

Dacă ai mai multe puncte de lucru sau proiecte mari, poți adăuga și un nivel de detaliu, dar fără să complici inutil. De exemplu: 2025 / 03 / emise / magazin_online și 2025 / 03 / emise / sediu_central.

Important este să folosești aceeași structură, lună de lună, an de an. Oricine intră în arhivă, fie că e contabil, asociat sau auditor, trebuie să poată ghici unde găsește o factură doar uitându-se la numele folderelor.

Cum denumești fișierele ca să le găsești în cinci ani

Standardul de denumire a fișierelor este la fel de important ca structura de foldere. În loc de „factura client X nou”, alege un format unitar, care îți spune dintr-o privire despre ce este vorba, fără să deschizi fișierul.

Un model des folosit, recomandat de mulți contabili în practică, arată așa: AAAA-LL-ZZ_tip-număr_client_sau_furnizor_sumă. De exemplu: 2026-03-15_FT-254_CLIENT-ALFA_3570-50. Poate părea lung, dar te ajută enorm la căutare.

Ideal, fiecare număr de factură din sistemul tău de facturare să se regăsească identic și în denumirea fișierului PDF sau a imaginii salvate. Dacă aplicația ta generează automat denumiri neclare, poți stabili un pas intern de redenumire, măcar pentru facturile importante.

Folosește mereu aceleași prescurtări pentru tipul de document: „FT” pentru factură, „ST” pentru storno, „PROF” pentru proformă. Iar dacă primești facturi de la furnizori cu nume de fișier vagi, păstrează numele original într-un colț al denumirii, dar adaugă-l și pe al tău standardizat.

Reguli zilnice și lunare pentru arhiva electronică de facturi

O arhivă bună nu se face o dată la cinci ani, ci câte puțin, în fiecare lună. Stabilește 2-3 reguli simple, clare, de care să se țină toată lumea care emite sau primește facturi în firmă.

Rutina zilnică

În fiecare zi, cel târziu, la două zile, persoana responsabilă descarcă toate facturile primite pe e-mail sau din platformele folosite și le salvează în folderul corect, cu denumirea standard. Pentru facturile emise, programul de facturare ar trebui să permită salvarea directă în arhiva oficială sau exportul zilnic.

Verificarea lunară

La final de lună, înainte ca documentele să ajungă la contabil, merită făcut un control scurt: sunt toate facturile din luna respectivă în arhiva electronică? Lipsesc zile? Există facturi scanate strâmb sau ilizibile care trebuie re-scanate?

Mulți contabili cer deja arhive lunare de tip ZIP, pe care le încarci într-un loc comun. Folosește acest moment ca pe un „mini-audit”: orice problemă descoperită acum este mult mai ușor de reparat decât în anul al patrulea de arhivare, când nu mai știi cine a făcut ce.

Cine are voie să modifice arhiva

Stabilește clar drepturile de acces: cine poate adăuga fișiere, cine poate modifica și cine doar citește. Ideal, modificările și ștergerile să fie limitate la una-două persoane de încredere, iar restul să poată doar încărca documente noi, nu și rescrie arhiva veche.

Este util să păstrezi și un „jurnal” simplu, fie și într-un fișier text, cu acțiuni importante: mutarea arhivei pe alt server, adăugarea unui nou tip de document, schimbarea structurii de foldere. Când apar nelămuriri după câțiva ani, acest jurnal devine foarte valoros.

Backup, securitate și momentul în care poți șterge ceva

O arhivă electronică de facturi fără backup este o capcană. Ai impresia că totul este în siguranță, până când un hard se defectează, o parolă se pierde sau un angajat șterge din greșeală un folder întreg. De aceea, merită să ai cel puțin o copie de rezervă.

O regulă simplă, folosită des în IT, spune așa: ai nevoie de trei copii ale datelor, pe două tipuri diferite de suport, dintre care una într-un loc separat fizic. Pentru o firmă mică, asta poate însemna arhiva principală în cloud, un hard extern actualizat săptămânal, eventual, o copie suplimentară criptată.

Accesul la arhiva electronică de facturi trebuie protejat prin parole complexe, unde se poate, autentificare în doi pași (cod prin SMS sau aplicație). De asemenea, nu folosi adrese de e-mail generice, fără responsabil clar, ca unic punct de acces la arhivă.

Când trec cei cinci ani, poți decide, împreună cu contabilul, ce documente mai păstrezi și cât. Unele situații pot cere păstrarea pentru o perioadă mai lungă, în funcție de termenele de prescripție sau de alte obligații legale, conform informațiilor regăsite în actele normative.

Întrebări frecvente

Este suficient să păstrez doar facturile primite pe e-mail?

Nu, pentru o arhivă completă ai nevoie și de facturile emise, storno, proforme relevante, uneori, de avize sau contracte. Toate trebuie organizate unitar, astfel încât să poți demonstra tranzacțiile în cazul unui control.

Pot să țin arhiva electronică de facturi doar la contabil?

Poți, dar nu e recomandat să depinzi complet de altcineva. Păstrează și tu o copie organizată, în spațiul de stocare ales, astfel încât să ai acces rapid la documente chiar dacă îți schimbi contabilul sau firma de servicii.

Ce fac dacă am deja ani întregi de facturi amestecate?

Începe cu anul curent, pune de acum o structură clară, iar reorganizarea vechilor documente fă-o treptat, în blocuri mici de timp. Poți dedica în fiecare lună o oră pentru „curățenie” în arhiva anilor anteriori.

O arhivă electronică de facturi bine pusă la punct nu este doar o obligație legală, ci și un semn că îți iei în serios propria afacere. Când știi exact unde găsești orice factură din ultimii cinci ani, nu câștigi doar liniște la control, ci și timp, ordine și o imagine mai clară a banilor care trec prin firmă.

Informațiile din acest articol se bazează pe prevederi fiscale și contabile aflate în vigoare la data redactării, prezentate în documente oficiale. Materialul are caracter general și nu înlocuiește consultanța unui contabil sau a unui specialist în legislație fiscală.