Un birou fără utilaje sau depozit de marfă poate părea ferit de riscul de incendiu, dar activitatea administrativă nu scutește firma de obligațiile PSI. Administratorul trebuie să organizeze măsurile de prevenire, să instruiască salariații și să asigure mijloace de intervenție potrivite spațiului. Ce documente și dotări sunt necesare depinde și de clădirea în care funcționează firma.

Ce obligații PSI are orice firmă cu angajați

Legea nu face o excepție generală pentru firmele care lucrează numai la birou. Administratorul răspunde de organizarea apărării împotriva incendiilor, de evaluarea riscurilor și de stabilirea regulilor pe care trebuie să le cunoască angajații. Măsurile se adaptează activității și spațiului, nu se reduc la păstrarea unui dosar într-un sertar.

În practică, riscurile unui birou pot veni de la instalații electrice suprasolicitate, aparate lăsate în priză, materiale depozitate lângă surse de căldură sau căi de evacuare blocate. O zonă de bucătărie, o cameră de servere ori lucrări de renovare pot schimba situația și cer reguli potrivite locului.

Administratorul trebuie să stabilească în scris responsabilitățile și modul de organizare, să elaboreze instrucțiuni și să le aducă la cunoștința salariaților. Firma trebuie să poată arăta ce reguli se aplică, cine răspunde de ele și cum sunt verificate în activitatea curentă.

Instruirea PSI și documentele care trebuie ținute la zi

Instruirea salariaților se face la angajare și periodic. Nu este suficient ca oamenii să știe, în linii mari, unde este ieșirea: trebuie să cunoască măsurile valabile în locul lor de muncă, cum se anunță un incendiu și ce fac dacă trebuie evacuat spațiul.

Instruirea se consemnează în fișele individuale de instructaj, după caz, în procese-verbale. Fișele trebuie completate și semnate de persoana instruită și de persoanele care au efectuat și verificat instructajul. O semnătură fără instruire reală nu pregătește pe nimeni pentru o situație de urgență.

Dosarul firmei nu arată identic peste tot. În funcție de spațiu și de activitate, pot fi necesare dispoziții scrise privind organizarea, instrucțiuni pentru locul de muncă, evidența instruirilor și documente privind dotările și verificările. Dacă firma ocupă un birou într-o clădire administrată de altcineva, trebuie clarificat cine răspunde de instalațiile comune și de măsurile care privesc întregul imobil.

O verificare simplă, făcută înainte de control sau la schimbarea sediului, poate începe cu aceste întrebări:

  • Au fost instruiți salariații, iar instruirea este consemnată?
  • Sunt stabilite în scris regulile și responsabilitățile pentru spațiul folosit?
  • Sunt cunoscute ieșirile, traseele de evacuare și locul stingătoarelor?
  • Au fost clarificate responsabilitățile cu proprietarul sau administratorul clădirii?

Stingătoare, evacuare și întreținerea spațiului

Birourile trebuie dotate cu stingătoare adecvate, iar tipul și numărul lor se stabilesc potrivit reglementărilor aplicabile și caracteristicilor spațiului. Normele generale indică, pentru sediile de birouri, un reper de un stingător la 300 de metri pătrați. Acest reper nu înlocuiește verificarea situației concrete și a celorlalte cerințe aplicabile clădirii.

Stingătoarele trebuie să fie la vedere și ușor accesibile, nu ascunse după dulapuri sau folosite drept opritoare de ușă. Angajații ar trebui să știe unde se află și să nu le mute ori să le folosească în alte scopuri. Întreținerea și verificările se fac potrivit cerințelor tehnice aplicabile echipamentului.

La fel de importantă este evacuarea. Traseele și ușile de evacuare trebuie păstrate libere, iar semnalizarea și iluminatul de securitate, acolo unde sunt prevăzute, nu trebuie acoperite sau scoase din funcțiune. Cutii cu dosare, mobilier adăugat pe hol sau cabluri întinse pe lângă ieșire pot transforma o măsură simplă într-o problemă serioasă.

Angajații au și ei obligații: să respecte instrucțiunile, să folosească echipamentele conform destinației și să anunțe imediat defecțiunile sau situațiile care pot favoriza un incendiu. Un cablu deteriorat ori o ușă de evacuare care nu se deschide trebuie raportate, nu lăsate pentru „cândva”.

Când este necesară autorizația de securitate la incendiu

Instruirea, stingătoarele și regulile interne nu înseamnă automat că orice birou are nevoie de autorizație de securitate la incendiu. Obligația depinde de încadrarea construcției și de criteriile stabilite prin legislație. Pentru clădiri sau spații cu destinație de birouri, un criteriu prevăzut este aria desfășurată de cel puțin 600 de metri pătrați; se aplică și alte categorii, precum clădirile înalte sau foarte înalte.

Contează ce spațiu folosește firma, nu doar câți angajați lucrează în camera ei. De pildă, un sediu mic într-o clădire mare poate ridica întrebări despre încadrarea imobilului, documentele existente și responsabilitățile proprietarului. În plus, modificarea compartimentării sau schimbarea destinației poate declanșa cerințe distincte.

Înainte de semnarea contractului de închiriere sau de amenajare, cere informații despre situația de securitate la incendiu a clădirii și clarifică în scris cine se ocupă de elementele comune. Dacă există dubii privind autorizarea, o verificare a documentației de către un specialist autorizat este mai sigură decât presupunerea că spațiul nu intră în nicio categorie.

Întrebări frecvente

Trebuie instruiți și angajații care lucrează doar la calculator?

Da. Instruirea în domeniul situațiilor de urgență se aplică personalului angajat și se adaptează activității și locului de muncă.

Firma trebuie să aibă propriul stingător dacă închiriază un birou?

Trebuie asigurată dotarea corespunzătoare a spațiului. Contractul și regulile clădirii ar trebui să clarifice cine procură, verifică și întreține stingătoarele.

Un birou mic are automat nevoie de autorizație PSI?

Nu se poate stabili doar după numărul angajaților. Contează categoria clădirii, destinația, suprafața și eventualele modificări ale spațiului.

Un birou sigur nu se recunoaște după cât de ordonat arată dosarul, ci după ce pot face oamenii când apare o problemă: să anunțe, să evacueze și să nu blocheze ieșirea. Pentru o firmă mică, câteva reguli clare și responsabilități bine stabilite pot preveni confuzii tocmai în momentul în care timpul contează.

Acest articol are rol informativ. Cerințele aplicabile pot depinde de caracteristicile clădirii și de activitatea firmei; pentru situația concretă, solicită verificarea unui specialist autorizat sau a autorităților competente.