Actualizarea codurilor CAEN la noua clasificare Rev. 3 nu este doar o bifă birocratică, ci o obligație cu termen limită, care îi privește pe aproape toți comercianții existenți. În rândurile de mai jos explicăm clar cine trebuie să facă actualizarea codurilor CAEN, până când, ce se întâmplă dacă o amâni și cum arată, în practică, procedura.

Când a apărut CAEN Rev. 3 și de ce se vorbește acum despre actualizare

Noua clasificare a activităților economice, CAEN Rev. 3, a fost aprobată prin Ordinul președintelui Institutului Național de Statistică nr. 377/2024, act normativ publicat în legislația oficială. Potrivit aceluiași document, clasificarea se aplică efectiv de la 1 ianuarie 2025, dată de la care toate înregistrările noi pornesc direct pe Rev. 3.

Guvernul a stabilit apoi, printr-o hotărâre ulterioară menționată în analize de specialitate, că perioada de implementare este de 18 luni, calculată de la 25 martie 2025 și până la 25 septembrie 2026. În acest interval, firmele deja înființate trebuie să treacă, pe rând, de la vechea versiune a clasificării (Rev. 2) la CAEN Rev. 3.

De aici apare și discuția despre termen-limită și obligația de actualizare: nu e vorba doar de „a avea coduri noi într-un fișier”, ci de modificarea efectivă a actului constitutiv și a mențiunilor din registrul comerțului, astfel încât obiectul de activitate declarat să fie compatibil cu noua sistematizare CAEN.

Cine este obligat să își actualizeze codurile CAEN

Potrivit interpretărilor juridice și ghidurilor recente destinate profesioniștilor, obligația de actualizare vizează toate entitățile deja înregistrate la Oficiul Național al Registrului Comerțului înainte de 1 ianuarie 2025, care au în actul constitutiv coduri din vechea clasificare CAEN Rev. 2.

Aici intră, în practică:

  • SRL, SA și alte tipuri de societăți comerciale existente înainte de 2025;
  • societăți cooperative, organizații cu personalitate juridică înregistrate în registrul comerțului;
  • profesioniști înregistrați la ONRC (de exemplu, societăți profesionale) care și-au stabilit obiectul de activitate prin coduri CAEN Rev. 2.

Nou-veniții, adică firmele înființate după 1 ianuarie 2025, pornesc de la zero direct cu codurile CAEN Rev. 3, conform datelor oficiale ale Institutului Național de Statistică, și nu mai au nimic de „recodificat”.

Un detaliu important, subliniat în materiale de specialitate: dacă o firmă veche depune la registru orice altă mențiune în această perioadă – schimbare de sediu, administrator, structură a asociaților – i se cere, în același dosar, și actualizarea codurilor CAEN, dacă încă figurează pe Rev. 2. Cu alte cuvinte, nu poți „ocoli” recodificarea dacă tot te duci la ONRC pentru alt motiv.

Termenul-limită: până când trebuie făcute actualizările

Din actele normative și interpretările juridice reiese clar un termen: perioada de 18 luni alocată actualizării codurilor CAEN se încheie la data de 25 septembrie 2026.

Explicația tehnică este următoarea: hotărârea de guvern care operaționalizează trecerea la CAEN Rev. 3 a intrat în vigoare la 25 martie 2025; adăugând 18 luni, rezultă exact data de 25 septembrie 2026, confirmată inclusiv în comunicări ale autorităților cu rol în finanțări și analizată în surse de specialitate.

Până la această dată, societățile trebuie să parcurgă procedura de actualizare a obiectului de activitate, astfel încât în registrul comerțului și în actul constitutiv să apară noile coduri CAEN. Actualizarea se face o singură dată: odată trecute activitățile pe Rev. 3, nu mai este nevoie de o nouă operațiune pentru același scop.

Important de reținut: termenul de 25 septembrie 2026 se referă la conformarea cu noua clasificare, nu la încetarea valabilității firmei sau la vreun „blocaj automat” al activității. Totuși, după această dată, pot apărea blocaje colaterale – de la relația cu finanțatorii până la verificări ulterioare la controale – dacă obiectul declarat nu mai corespunde codurilor statistice curente.

Cum se face, practic, actualizarea codurilor CAEN

Din punct de vedere juridic, recodificarea nu este o simplă „notă internă”, ci o modificare a actului constitutiv. Legea societăților cere ca obiectul de activitate – activitatea principală și cele secundare, exprimate prin coduri CAEN – să apară explicit în actul constitutiv și în registrul comerțului.

În termeni practici, pașii arată, în general, așa:

  • analizarea vechilor coduri CAEN și identificarea corespondentelor lor în CAEN Rev. 3, folosind tabelele și notele explicative publicate de Institutul Național de Statistică;
  • redactarea hotărârii asociatului unic sau a adunării generale, prin care se aprobă actualizarea obiectului de activitate la noua clasificare;
  • întocmirea actului constitutiv actualizat, în care se trec noile coduri CAEN pentru activitatea principală și pentru activitățile secundare;
  • completarea cererii-tip pentru mențiuni la ONRC (formularul standard pentru persoane juridice, utilizat pentru toate modificările de acest tip);
  • depunerea dosarului la registrul comerțului competent și a documentelor de însoțire, fizic sau online, în funcție de opțiunea fiecăruia.

După soluționare, registrul emite un nou certificat de înregistrare și documentele actualizate, în care apar codurile CAEN Rev. 3 corespunzătoare activităților autorizate. Dacă între timp au existat și alte modificări (sediu, administratori etc.), acestea se regăsesc în aceeași operare.

Ce se întâmplă cu codurile pe care nu le mai vrei

O nelămurire des întâlnită este legată de activitățile „moarte”, păstrate ani la rând în obiectul de activitate fără să mai fie folosite. Anumite ghiduri de practică explică faptul că, la recodificare, registrul aplică mecanic conversiile între CAEN Rev. 2 și Rev. 3 pentru codurile existente.

Activitățile pe care nu le mai dorești nu se elimină automat în etapa de actualizare; trebuie scoase separat, printr-o modificare explicită a obiectului de activitate. Mulți antreprenori aleg să combine recodificarea cu „curățenia de primăvară” în actul constitutiv, pentru a rămâne doar cu ceea ce folosesc efectiv.

Este nevoie de autorizare din nou la sediu?

Regulile actuale privind înregistrarea și autorizarea activităților la ONRC cer ca un cod CAEN să fie și autorizat, nu doar trecut formal în actul constitutiv. În cazul actualizării la Rev. 3, conversia codurilor nu pornește, în general, o nouă verificare a condițiilor de la sediu, dacă activitatea în sine rămâne aceeași.

Totuși, acolo unde noua încadrare aduce un alt tip de risc sau schimbă substanțial natura activității, pot apărea discuții cu privire la documentația necesară. De aceea, merită verificat, împreună cu un consultant sau direct la registru, ce implică schimbarea pentru codurile specifice firmei tale.

Ce riscuri ai dacă nu îți actualizezi codurile CAEN

Sursele de specialitate arată că, în prezent, legislația nu prevede o amendă distinctă, aplicată automat doar pentru faptul că o firmă nu și-a actualizat codurile CAEN până la 25 septembrie 2026. Pe hârtie, ar putea părea tentant să lași procedura „pe mai târziu”.

În realitate, efectele indirecte pot cântări mai mult decât o eventuală sancțiune. Printre ele:

1. Probleme la finanțări sau proiecte – instituții de finanțare, inclusiv cele care gestionează fonduri nerambursabile, au început deja să ceară ca activitățile din proiecte să fie în concordanță cu noile coduri CAEN. O neconcordanță între vechile coduri din acte și codurile solicitate în ghiduri poate bloca sau complica dosarele.

2. Neclarități la controale – la un control fiscal sau de altă natură, diferențele dintre activitatea reală, codurile statistice actualizate și obiectul de activitate declarat pot deschide discuții inutile. O firmă care funcționează „pe stil vechi” ridică întrebări, chiar dacă nu a greșit cu nimic altceva.

3. Riscuri de tarifare greșită la asigurări sau contribuții – reclasificarea poate schimba încadrarea de risc pentru anumite activități, ceea ce influențează atât primele de asigurare, cât și contribuțiile în unele sisteme. Dacă nu îți actualizezi codurile CAEN, poți ajunge să plătești sume care nu mai reflectă activitatea curentă.

În plus, amânarea actualizării până spre termenul-limită înseamnă aglomerație la registru, timp pierdut și stres suplimentar. Procedura nu este complicată, dar presupune documente și decizii care iau timp atunci când sunt făcute pe ultima sută de metri.

Întrebări frecvente

Trebuie să actualizeze codurile CAEN și PFA-urile?

Obligația analizată aici vizează în principal entitățile înregistrate la registrul comerțului, care au obiectul de activitate trecut prin coduri CAEN Rev. 2 în actul constitutiv. Pentru formele fără act constitutiv clasic, regulile pot diferi și trebuie verificate în procedurile specifice.

Dacă îmi schimb sediul acum, pot amâna recodificarea?

Ghidurile de practică arată că, odată ce depui o mențiune la ONRC în perioada de implementare, ți se cere și actualizarea codurilor CAEN, dacă ești încă pe Rev. 2. Practic, nu poți separa pe termen lung modificările „obișnuite” de recodificare.

Cine îmi spune exact la ce cod CAEN Rev. 3 trebuie să trec?

Tabelele și notele explicative publicate de Institutul Național de Statistică oferă corespondențele tehnice, dar alegerea concretă ține de modul în care îți desfășori activitatea. Mulți antreprenori apelează la un avocat, contabil sau consultant specializat, mai ales în cazurile cu activități atipice.

CAEN Rev. 3 nu este doar o schimbare de etichetă, ci un filtru prin care trec relația cu registrul comerțului, accesul la finanțări și chiar modul în care e privită o firmă la controale. Cine tratează actualizarea codurilor CAEN ca pe o formalitate amânabilă riscă să descopere, la un moment dat, că detaliile aparent tehnice fac diferența dintre „merge” și „nu se poate procesa”.

Informațiile din acest articol au caracter general și se bazează pe acte normative și surse de specialitate valabile la data de 2 septembrie 2026. Pentru situația concretă a firmei tale, verifică procedurile actuale ale Oficiului Național al Registrului Comerțului și cere sfatul unui consultant juridic sau financiar.