Mulți angajatori încă se încurcă la completarea registrului de evidență a salariaților. În acest articol îți explic clar ce se înregistrează în Revisal, care sunt termenele pentru contracte, modificări și încetări și ce riști dacă le ratezi, conform regulilor valabile în prezent.
Ce este Revisal și cine are obligația să îl completeze
Revisal este registrul electronic prin care angajatorii transmit oficial statului datele despre contractele individuale de muncă. Fără acest registru, o firmă sau un PFA cu angajați nu este în regulă din punct de vedere al legislației muncii.
Obligația de a înființa și transmite registrul aparține tuturor angajatorilor care încheie contracte individuale de muncă, indiferent că vorbim despre societăți comerciale, ONG-uri, PFA-uri sau instituții. Informația rezultă din reglementările privind registrul general de evidență a salariaților, bazate pe acte normative în vigoare.
Revisal se ține exclusiv în format electronic, prin aplicația pusă la dispoziție de Inspecția Muncii sau prin programe informatice compatibile. Angajatorul poate lucra direct sau printr-un prestator de servicii (de exemplu, un cabinet de contabilitate), dar răspunderea legală rămâne la angajator.
Ce se înregistrează în Revisal, pe scurt
Registrul nu este o simplă listă de nume. Legislația stabilește clar ce informații se transmit pentru fiecare contract de muncă, iar acestea trebuie actualizate ori de câte ori intervin schimbări.
În Revisal se înregistrează, în principal:
- datele de identificare ale salariatului (nume, prenume, CNP);
- data angajării și tipul contractului (pe durată nedeterminată sau determinată);
- funcția/ocupația conform COR și locul muncii;
- tipul normei (normă întreagă, timp parțial) și durata timpului de muncă;
- salariul de bază, indemnizații, sporuri și alte elemente salariale;
- data și temeiul legal al modificărilor aduse contractului;
- data și temeiul încetării contractului individual de muncă.
Pe lângă aceste câmpuri de bază, se mai transmit și alte detalii, cum ar fi perioada pentru care este încheiat un contract pe durată determinată sau informații privind suspendările. Toate acestea sunt prevăzute în reglementările tehnice elaborate de Inspecția Muncii, pe baza cadrului legal aplicabil.
În ce termen se înregistrează un contract nou în Revisal
Un punct sensibil pentru mulți angajatori este termenul în care trebuie transmis un contract nou. Regula generală, stabilită prin acte normative privind registrul de evidență a salariaților, este că elementele contractului se transmit cel târziu în ziua anterioară începerii activității de către salariat.
Asta înseamnă concret că nu este suficient să semnezi contractul și să îl păstrezi în dosar. Datele principale – cum sunt funcția, salariul de bază, norma de lucru și durata contractului – trebuie înregistrate în Revisal înainte ca angajatul să vină efectiv la muncă pentru prima zi. În practică, multe firme aleg să transmită contractul în aceeași zi în care îl și semnează, tocmai pentru a nu uita.
Pentru contractele de muncă temporară sau alte forme particulare, regulile tehnice pot include precizări suplimentare, dar logica rămâne aceeași: salariatul nu ar trebui să înceapă activitatea fără să fie înregistrat în registru cu un contract individual de muncă activ.
Modificări ale contractului: ce se trece în Revisal și până când
Modificările contractului de muncă sunt zona în care apar cele mai multe greșeli. De fiecare dată când schimbi un element contractual important, trebuie să verifici dacă ai sau nu obligația de a transmite modificarea în Revisal și în ce termen.
Modificări de salariu și de normă de lucru
Potrivit reglementărilor privind registrul general de evidență a salariaților, modificarea salariului de bază, a indemnizațiilor, a sporurilor, precum și schimbările de tip normă întreagă – timp parțial sau invers se transmit în registru în termen de cel mult 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării. Această informație apare în instrucțiunile tehnice și în actele subsecvente emise de autorități.
Practic, dacă de la 1 ale lunii crește salariul sau se reduce norma de lucru, ai la dispoziție 20 de zile lucrătoare pentru a actualiza Revisal. E important ca documentele interne (act adițional, decizie) și data trecută în registru să fie coerente, pentru că inspectorii de muncă verifică de regulă ambele evidențe.
Modificări de funcție, loc de muncă și durată a contractului
Schimbarea funcției, a felului muncii sau a locului muncii, precum și transformarea unui contract din durată determinată în durată nedeterminată intră tot la categoria modificări ce trebuie operate în Revisal. Termenul aplicat, conform prevederilor specifice registrului, este tot de maximum 20 de zile lucrătoare de la data modificării.
În practică, firmele notează aceste schimbări prin acte adiționale la contractul individual de muncă, iar data de la care se aplică modificarea trebuie să coincidă cu data menționată în registru. Abaterile apar de obicei atunci când salariatul își schimbă efectiv atribuțiile mai devreme, dar actualizarea în Revisal se amână.
Este bine de reținut că nu orice schimbare în viața profesională a unui angajat ajunge în Revisal. De exemplu, ajustarea unor obiective interne sau schimbarea șefului direct nu se transmit, atâta vreme cât nu se modifică elementele contractuale prevăzute expres în regulile registrului.
Înregistrarea suspendărilor și a încetărilor în Revisal
Suspendarea și încetarea contractului individual de muncă sunt două momente în care legislația cere o atenție specială la termene. Aceste operațiuni sunt verificate des de inspectorii de muncă, mai ales în cazurile de controale tematice.
Termene pentru suspendarea contractului
Suspendarea contractului (de exemplu, pentru concediu fără plată, concediu de creștere copil sau alte motive prevăzute de Codul muncii) se operează în Revisal cu respectarea termenelor din instrucțiunile privind registrul. În general, registrul trebuie actualizat cel târziu în ziua anterioară datei de început a suspendării, pentru anumite situații speciale, într-un termen limitat de la data apariției situației, conform actelor normative.
La încetarea suspendării, contractul trebuie repus în activitate în Registru, cu menționarea datei la care salariatul își reia efectiv munca. Și această operațiune are un termen concret în reglementările tehnice, de regulă de câteva zile lucrătoare, astfel încât evidența electronică să corespundă realității.
Termene pentru încetarea contractului de muncă
Încetarea contractului – fie prin demisia salariatului, fie prin concediere, fie prin acordul părților – se transmite obligatoriu în Revisal, cu specificarea temeiului legal din Codul muncii. Reglementările privind registrul prevăd că data și temeiul încetării trebuie introduse într-un termen scurt de la momentul în care încetarea produce efecte.
În practică, specialiștii în resurse umane recomandă ca această înregistrare să se facă imediat ce au fost îndeplinite formalitățile interne (decizie de încetare, proces-verbal de predare-primire, dacă este cazul), tocmai pentru a evita situațiile în care o persoană apare încă „activă” în Revisal deși a încetat colaborarea.
Ce riscuri ai dacă nu respecți termenele în Revisal
Nerespectarea obligațiilor legate de Revisal nu rămâne doar o chestiune birocratică. Legislația prevede sancțiuni contravenționale care pot fi aplicate de inspectorii de muncă atunci când constată nereguli, de la simple avertismente până la amenzi semnificative, în funcție de fapta constatată.
De exemplu, nereprezentarea registrului sau completarea lui incorectă și netransmiterea modificărilor în termenele stabilite pot atrage amenzi diferite, conform actelor normative în vigoare. Pentru muncă nedeclarată, sancțiunile sunt mult mai severe, iar datele oficiale publicate periodic de autorități arată că astfel de abateri rămân o problemă reală la nivel național.
Dincolo de sancțiuni, Revisal are și un rol practic pentru salariați: pe baza informațiilor din registru se pot verifica vechimea în muncă, drepturile salariale și istoricul angajărilor. O firmă care tratează cu seriozitate acest registru transmite un semnal de profesionalism inclusiv în fața propriilor angajați.
Întrebări frecvente
Cine răspunde dacă Revisal nu este completat corect?
Răspunderea este a angajatorului, reprezentat de regulă prin administrator sau persoana împuternicită legal. Chiar dacă serviciul de completare este externalizat, amenda și consecințele legale vizează angajatorul, nu firma de contabilitate sau consultantul.
Trebuie înregistrate în Revisal primele sau bonusurile ocazionale?
Înregistrarea în Revisal vizează, în principal, salariul de bază, indemnizațiile și sporurile cu caracter permanent. Pentru prime sau bonusuri ocazionale, tratamentul depinde de modul cum sunt prevăzute în contracte și în regulamentele interne, conform practicii curente.
Ce fac dacă am greșit o înregistrare în Revisal?
Corectarea se face prin completarea registrului cu informația corectă, folosind procedurile tehnice disponibile în aplicație. Dacă eroarea are impact juridic, este indicat să discuți cu un specialist în resurse umane sau cu un avocat pentru a stabili pașii exacți.
Felul în care îți ții Revisal spune multe despre cum îți tratezi oamenii și obligațiile legale. Iar respectarea termenelor nu ține doar de frica de amenzi, ci de un minim respect pentru munca pe care te bazezi zi de zi.
Informațiile din acest material au caracter general și se bazează pe reglementări și date oficiale disponibile la data redactării. Pentru situații concrete și interpretarea exactă a termenelor, consultă un specialist în legislația muncii sau adresează-te instituțiilor competente.
