Mulți contribuabili au reținut doar ideea de „5 zile” pentru e-Factura, fără să știe exact ce se întâmplă dacă termenul este depășit. În materialul de față explicăm clar cum se calculează cele 5 zile lucrătoare, ce amenzi riscați, de la ce dată se aplică și ce puteți face dacă v-ați trezit deja cu întârziere.

Ce înseamnă, concret, termenul de 5 zile lucrătoare

De la 1 ianuarie 2026, termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii din Codul fiscal, potrivit unei ordonanțe recente și comunicatelor ANAF (date oficiale).

„Zile lucrătoare” înseamnă că nu se iau în calcul sâmbetele, duminicile și sărbătorile legale, iar termenul se calculează conform unui regulament european privind termenele și datele, la care face trimitere chiar OUG 120/2021, modificată (date oficiale).

Practic, dacă emiteți o factură luni, aveți timp până luni din săptămâna următoare inclusiv, dacă între timp nu intervin zile nelucrătoare legale. Termenul începe de la începutul primei ore a primei zile și se încheie la expirarea ultimei ore a ultimei zile din interval, explică ANAF în materialele de informare (date oficiale).

Important de reținut: termenul de 5 zile lucrătoare se raportează atât la data emiterii facturii, cât și la data-limită la care erați obligați să emiteți factura conform Codului fiscal. Dacă ați emis factura deja cu întârziere, și termenul de transmitere se „mută” corespunzător.

Ce spune legea despre depășirea termenului

Obligația de a transmite factura în termen este prevăzută la art. 10 alin. (7) din OUG 120/2021 privind sistemul național privind factura electronică, alineat modificat succesiv prin acte normative recente, astfel încât să se treacă de la 5 zile calendaristice la 5 zile lucrătoare de la 1 ianuarie 2026 (date oficiale).

Nerespectarea acestui termen este calificată expres drept contravenție la art. 13^2 alin. (1) lit. c) din aceeași ordonanță. Textul vorbește despre „nerespectarea de către emitentul facturii [.] a prevederilor art. 10 alin. (7) pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere [.] intervine în cursul unei luni calendaristice” (text de lege).

Cu alte cuvinte, nu se sancționează doar „uitarea” unei singure facturi, ci orice depășire de termen, fie că este vorba de o factură sau de mai multe, atâta timp cât termenul-limită de transmitere cade în luna respectivă. Contravenția este distinctă față de alte încălcări legate de e-Factura.

Regimul sancțiunilor (plajele de amendă pentru mari contribuabili, contribuabili mijlocii, microîntreprinderi sau persoane fizice) este stabilit tot de OUG 120/2021, însă valorile concrete trebuie verificate în forma actualizată a actului normativ sau în monitorizările specializate, pentru că pot fi modificate prin noi ordonanțe sau legi de aprobare.

Ce riscați în practică atunci când depășiți cele 5 zile lucrătoare

Depășirea termenului de transmitere în sistemul e-Factura atrage, în primul rând, riscul unei amenzi contravenționale aplicate în baza art. 13^2 din OUG 120/2021 (date oficiale).

Amenda se poate aplica pentru fiecare lună în care au existat facturi transmise peste termen, indiferent dacă este vorba de una sau de mai multe facturi. În practică, acest lucru înseamnă că o „scăpare” repetată de câteva facturi pe lună poate duce într-un an la sume importante, mai ales pentru firmele mijlocii și mari.

În plus, depășirea repetată a termenului poate fi un semnal de risc pentru organele fiscale. Manualul de control fiscal al ANAF arată că inspectorii se uită la modul în care contribuabilii respectă obligațiile declarative și de raportare atunci când evaluează profilul de risc (date oficiale).

Faptul că o factură a fost transmisă târziu în sistemul e-Factura nu schimbă, în sine, regimul TVA sau faptul că operațiunea a avut loc. Dar poate ridica semne de întrebare la un control: de ce nu a fost transmisă la timp, cum se ține evidența facturilor, dacă există și alte nereguli în spate.

Un alt efect indirect este cel operațional. Dacă aveți contracte cu clienți mari sau cu instituții publice, ei își pot condiționa plățile de existența facturii în sistem. O transmitere întârziată poate duce la întârzieri în încasări, ceea ce se vede imediat în cash-flow.

Cum se calculează corect cele 5 zile lucrătoare

Regulile de calcul sunt cele din regulamentul european privind termenele, la care face trimitere direct OUG 120/2021. Termenul începe să curgă de la începutul primei ore a primei zile și se termină la ultima oră a ultimei zile (date oficiale).

Dacă termenul se exprimă în zile lucrătoare, nu se iau în calcul sâmbetele, duminicile și zilele de sărbătoare legală. Dacă ultima zi a termenului cade într-o astfel de zi nelucrătoare, termenul se prelungește automat până în prima zi lucrătoare următoare.

Să luăm un exemplu simplu: emiteți factura miercuri, 2 septembrie 2026 (zi lucrătoare). Cele 5 zile lucrătoare sunt: joi, vineri, luni, marți, miercuri. Transmiterea în sistemul e-Factura trebuie făcută cel târziu miercuri, la finalul programului tehnic al platformei.

Dacă între aceste zile pică, de exemplu, 15 august, zi de sărbătoare legală, ea nu se numără, iar termenul „se mută” cu o zi mai încolo. De aceea, în perioadele cu multe libere legale, merită să verificați calendarul înainte de a amâna transmiterea facturii.

  • verificați de fiecare dată data emiterii și data-limită de emitere din Codul fiscal;
  • numărați doar zilele lucrătoare și excludeți weekendurile și sărbătorile legale;
  • nu vă bazați pe „merge și mâine” în zilele de dinainte de o sărbătoare.

Ce puteți face dacă ați depășit deja termenul

Dacă vă dați seama că ați ratat cele 5 zile lucrătoare, primul pas este să transmiteți factura în sistemul e-Factura cât mai repede. Faptul că depășiți termenul nu este un motiv să mai amânați încă o dată. Sistemul acceptă factura și după scadență, dar rămâne abaterea.

Al doilea pas este să verificați, împreună cu contabilul sau cu consultantul fiscal, dacă pentru luna respectivă ați mai avut și alte facturi transmise cu întârziere. O imagine clară pe lună vă ajută să estimați riscul de control sau de amendă.

În cazul în care primiți un proces-verbal de constatare a contravenției, aveți dreptul să formulați plângere contravențională în termenul prevăzut de lege și să prezentați eventualele argumente: probleme tehnice demonstrabile, situații de forță majoră sau erori de interpretare, acolo unde există temei juridic.

Pe termen mediu, merită să vă uitați la organizare: cât de repede se emit facturile după livrare sau prestare, cine răspunde de transmiterea în e-Factura, ce proceduri interne există pentru perioadele aglomerate (de exemplu, final de lună, campanii, concedii).

Un pas simplu și util este să setați alerte interne sau notificări în aplicația de facturare, astfel încât persoanele responsabile să fie atenționate când se apropie termenul de 5 zile lucrătoare. Unele programe oferă deja astfel de funcții; acolo unde nu există, un calendar partajat poate face minuni.

Întrebări frecvente

Se aplică amenda pentru fiecare factură transmisă cu întârziere?

Textul din OUG 120/2021 vorbește despre nerespectarea termenului pentru „una sau mai multe facturi” într-o lună calendaristică. În practică, sancțiunea vizează abaterea pe lună, nu neapărat fiecare factură în parte, dar modul de aplicare ține de procesul-verbal întocmit de organul fiscal.

Ce se întâmplă dacă sistemul e-Factura nu funcționează tehnic?

Dacă există o indisponibilitate a sistemului la nivelul ANAF, anunțată oficial, perioada de nefuncționare se ia, de regulă, în considerare la calculul termenelor. Dacă aveți dovezi că nu ați putut transmite factura din motive tehnice, păstrați capturile de ecran și discutați cu contabilul cum le folosiți în apărare.

Clientul îmi poate refuza plata dacă am transmis factura cu întârziere?

Depinde de contract. Din punct de vedere fiscal, obligația de transmitere în e-Factura este față de stat, nu față de client. Totuși, mulți beneficiari își leagă termenul de plată de data înregistrării facturii în sistem, pentru a se proteja. Clarificați în scris aceste aspecte.

Oricât de tehnic ar suna discuția despre e-Factura, în spatele ei stau lucruri foarte concrete: bani încasați la timp, riscuri la control și timp pierdut sau câștigat cu hârtiile. Cu câteva proceduri clare și un pic de disciplină, cele 5 zile lucrătoare devin doar o rutină, nu o sursă de emoții de fiecare dată când se apropie sfârșitul lunii.

Informațiile din acest material au caracter general și sunt bazate pe acte normative și comunicări oficiale valabile la data de 2 septembrie 2026. Reglementările fiscale se pot modifica, de aceea, pentru decizii concrete legate de e-Factura, consultă un contabil sau un consultant fiscal și verifică forma actualizată a legislației.