Declarația privind beneficiarul real a devenit una dintre obligațiile care dau bătăi de cap multor firme și ONG-uri. În rândurile de mai jos clarificăm cine trebuie să declare beneficiarul real, unde se face declarația, ce termene se aplică și ce riscă, concret, cei care ignoră această obligație.

Ce este beneficiarul real și de ce contează pentru firme și ONG-uri

Beneficiarul real este persoana fizică din spatele unei firme, asociații sau fundații, cea care deține sau controlează, direct sau indirect, entitatea. Definiția și regulile vin din Legea 129/2019 privind prevenirea și combaterea spălării banilor, actualizată succesiv până în 2024, care impune transparență asupra proprietății și controlului asupra persoanelor juridice.

Pe scurt, statul vrea să știe cine sunt oamenii din spatele companiilor, societăților cooperative, asociațiilor, fundațiilor sau altor entități, pentru a limita folosirea lor la spălare de bani sau finanțarea terorismului. De aici apare obligația de a depune o declarație privind beneficiarul real și riscurile dacă ea lipsește sau nu este actualizată.

Cine trebuie să declare beneficiarul real

Legea 129/2019 stabilește, în principal, trei mari categorii care au obligația de a declara beneficiarul real, în registre centrale diferite: societățile comerciale și alte persoane juridice înregistrate la registrul comerțului, asociațiile și fundațiile, respectiv structuri precum fiducii sau construcții juridice similare, evidențiate fiscal.

Potrivit prevederilor actuale, au obligația de declarare:

  • persoanele juridice supuse înregistrării în registrul comerțului (SRL, SA, SNC, societăți cooperative etc.);
  • asociațiile și fundațiile, respectiv celelalte entități reglementate de ordonanța privind ONG-urile, care se înscriu în registrul Ministerului Justiției;
  • fiduciile și construcțiile juridice similare, care se înscriu într-un registru central organizat de ANAF.

Există și excepții. De exemplu, legea prevede că nu depun declarația privind beneficiarul real, în anumite condiții, regiile autonome, companiile și societățile naționale, precum și societățile deținute integral sau majoritar de stat, dar și persoanele juridice compuse exclusiv din asociați persoane fizice care sunt singurii beneficiari reali. Pentru aceste din urmă cazuri, registrul comerțului completează din oficiu datele, pe baza documentelor de înmatriculare.

Cine primește declarația și cum se depune

O confuzie frecventă este legată de locul în care se depune declarația. Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor a clarificat explicit, în secțiunea publică de întrebări frecvente, că declarația privind beneficiarul real nu se depune la Oficiu, ci la autoritatea care gestionează registrul central pentru categoria respectivă: registrul comerțului, Ministerul Justiției sau ANAF.

Concret, pentru fiecare categorie de entitate, traseul arată așa:

Pentru societăți comerciale și alte persoane juridice înmatriculate la registrul comerțului, declarația se depune la Oficiul Național al Registrului Comerțului, la înmatriculare și ori de câte ori intervine o modificare a beneficiarului real. Legea permite depunerea documentului pe hârtie, prin poștă sau curier, la ghișeu ori prin mijloace electronice, cu semnătură electronică.

Pentru asociații, fundații și alte entități fără scop patrimonial reglementate prin ordonanța specială, datele privind beneficiarul real se declară în relația cu Ministerul Justiției, în registrul beneficiarilor reali al ONG-urilor. În lipsa declarației, ministerul poate completa din oficiu registrul pe baza documentelor depuse la înscrierea modificărilor.

Pentru fiducii și construcții juridice similare fiduciei, declarațiile și actualizările privind beneficiarul real se gestionează de ANAF, în registrul central al fiduciilor. Un ordin al ANAF publicat în 2026 descrie, în detaliu, modul în care compartimentele de specialitate verifică îndeplinirea obligației și ce pași urmează dacă informațiile nu sunt declarate sau actualizate în termen.

Când și cât de des trebuie declarată informația

Legea 129/2019 prevede explicit că persoanele juridice înregistrate la registrul comerțului depun declarația privind beneficiarul real la înmatriculare și ori de câte ori intervine o modificare. Textul legal permite ca informațiile privind beneficiarul real să fie incluse direct în actul constitutiv, la înființare, ceea ce acoperă obligația inițială.

Pe lângă aceste situații punctuale, există o obligație suplimentară pentru anumite structuri de acționariat considerat mai riscant. Persoanele juridice care au în acționariat entități înregistrate sau cu sediul fiscal în jurisdicții necooperante fiscal ori cu risc ridicat de spălare a banilor trebuie să depună anual o declarație privind beneficiarul real, în termen de 15 zile de la aprobarea situațiilor financiare anuale.

În cazul ONG-urilor, prevederile sunt corelate cu actualizarea datelor din actele constitutive și din registrul Ministerului Justiției, cu termene speciale stabilite tot prin Legea 129/2019. Atunci când apar modificări care schimbă beneficiarii reali, declarația se depune odată cu documentele prin care se înregistrează modificarea. Dacă organizația nu depune declarația, ministerul poate completa datele din oficiu, pe baza actelor existente.

Pentru fiducii și construcții similare, obligația de declarare și actualizare este legată de înscrierea și menținerea în registrul central gestionat de ANAF. Ordinul emis în 2026 arată că, la 30 de zile de la comunicarea unui proces-verbal de sancționare, autoritatea verifică dacă obligația de declarare sau actualizare a fost îndeplinită; dacă nu, poate iniția procedura de radiere din registru.

Ce conține declarația de beneficiar real

Modelul de declarație este public și poate fi consultat în materialele puse la dispoziție de registrul comerțului și de autoritățile implicate. Legea 129/2019 precizează însă clar conținutul de bază: declarația pe propria răspundere a reprezentantului legal trebuie să includă datele de identificare ale beneficiarilor reali și modul în care aceștia exercită controlul asupra persoanei juridice.

Printre datele obligatorii se numără, conform formei sintetice a legii valabile în 2023: numele, prenumele, data și locul nașterii, codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, cetățenia, domiciliul sau reședința, precum și descrierea legăturii prin care persoana fizică este beneficiar real (de exemplu, procentul deținute direct sau indirect).

Declarația poate fi întocmită ca înscris sub semnătură privată, depusă fizic sau electronic, ori poate fi dată în fața reprezentantului registrului comerțului. Legea acceptă și declarații cu dată certă, date la notar sau atestate de avocat, pentru situațiile în care firma sau ONG-ul preferă această variantă de lucru.

Ce riscă cei care nu declară sau nu actualizează beneficiarul real

Partea ignorată de mulți administratori este regimul sancțiunilor. Legea 129/2019 prevede, în forma ei actualizată, că nerespectarea obligației de depunere a declarației privind datele de identificare ale beneficiarului real constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, potrivit datelor oficiale.

Constatarea contravențiilor și aplicarea sancțiunilor se face de organele cu atribuții de control ale Ministerului Finanțelor – Agenția Națională de Administrare Fiscală și unităților sale teritoriale. Pentru segmentul fiduciilor, un ordin ANAF din 2026 mai adaugă un nivel de risc: în cazul în care, după aplicarea amenzii, obligația de declarare sau actualizare tot nu este îndeplinită, compartimentul de specialitate poate iniția procedura de radiere a fiduciei sau a construcției juridice similare din registrul central.

Legea permite autorităților și să aplice măsuri corective, nu doar sancțiuni pecuniare. De exemplu, ordinul ANAF prevede verificări la maximum cinci zile după expirarea termenului de conformare, tocmai pentru a presa entitățile să își îndeplinească obligația de declarare sau actualizare. În plus, nerespectarea obligațiilor poate ridica semne de întrebare în relația cu băncile sau cu alți parteneri care aplică la rândul lor reguli de cunoaștere a clientelei.

În zone cu risc ridicat sau în cazuri în care declararea beneficiarilor reali este blocată, legislația europeană dă posibilitatea, ca soluție de ultim resort, ca o entitate să indice membri ai conducerii de nivel superior în locul beneficiarilor reali, cu justificări clare că nu pot fi identificate alte persoane. Este însă o situație excepțională, descrisă în regulamentul european privind prevenirea spălării banilor, nu o cale de a ocoli obligația de transparență.

Întrebări frecvente

Cine semnează declarația de beneficiar real pentru o firmă?

Declarația este dată pe propria răspundere de reprezentantul legal al persoanei juridice, de regulă administratorul, în forma cerută de registrul comerțului: înscris sub semnătură privată, electronic sau în fața reprezentantului oficiului.

Dacă asociații sunt doar persoane fizice, mai depun declarația?

Legea exceptă persoanele juridice formate doar din asociați persoane fizice, atunci când aceștia sunt singurii beneficiari reali, de la obligația depunerii declarației. În aceste cazuri, registrul comerțului completează din oficiu registrul beneficiarilor reali.

Cât timp are ANAF să verifice îndeplinirea obligației după amendă?

Un ordin ANAF publicat în 2026 stabilește că, în maximum cinci zile de la expirarea termenului de 30 de zile acordat prin procesul-verbal de sancționare, compartimentul de specialitate verifică dacă obligația de declarare sau actualizare a fost îndeplinită.

Obligația de a declara beneficiarul real nu este doar o formalitate birocratică, ci un test de conformare pentru orice firmă sau ONG care vrea să fie luat în serios de bănci, finanțatori și autorități. Merită tratată ca o rutină administrativă clară, pusă la zi odată cu modificările din structura de proprietate, nu ca o corvoadă amânată până când apare o amendă.

Informațiile din acest articol au caracter general și se bazează pe prevederi legale și acte normative în vigoare la data de 2 septembrie 2026. Pentru situații concrete și interpretarea aplicată cazului tău, apelează la un avocat sau la un consultant specializat în conformare cu Legea 129/2019.