Folosirea mixtă a mașinii, și în firmă, și personal, ridică imediat întrebarea: cum justifici combustibilul la control, fără emoții inutile. În articol găsești regulile fiscale actuale, ce documente trebuie să ai, ce nu mai merge deloc la controale și cum poți organiza, realist, consumul de combustibil pentru o mașină folosită și personal.

Ce înseamnă, legal, mașină folosită și personal

Din perspectiva Fiscului, o mașină folosită și personal este un autoturism al firmei care este utilizat atât în scop economic, cât și pentru drumuri de uz personal – de exemplu, mers acasă, concedii, weekend. Codul fiscal tratează diferit combustibilul și cheltuielile pentru astfel de mașini față de cele folosite strict în interesul afacerii.

Regulile actuale pleacă de la ideea de deductibilitate limitată pentru unele cheltuieli auto, când nu poți demonstra că mașina este folosită exclusiv în scopul activității. Pentru autoturismele de până la 8+1 locuri, se aplică în general regulile de la cheltuieli mixte, inclusiv pentru combustibil, dacă nu există o politică internă foarte clară și documente care să arate folosirea strict profesională.

Mai apare și discuția despre TVA: una este cum tratezi cheltuiala la impozitul pe profit sau pe venit micro, alta este cât TVA îți permiți să deduci din bonurile și facturile de combustibil. De multe, controalele se concentrează mai întâi pe TVA și pe coerența documentelor.

Cum se deduce combustibilul pentru o mașină folosită mixt

La impozitul pe profit sau la impozitul pe venitul microîntreprinderilor, cheltuielile cu combustibilul pentru autoturisme utilizate și în scop personal sunt, de regulă, deductibile limitat. Potrivit datelor oficiale în vigoare în 2026, cota uzuală de deducere pentru astfel de situații este de 50% din cheltuială, în lipsa unor dovezi clare că mașina e folosită exclusiv în activitate.

La TVA, aceeași logică: dacă mașina nu este folosită doar pentru firmă, deduci, în mod obișnuit, doar 50% din TVA aferent combustibilului, conform reglementărilor actuale privind dreptul de deducere pentru autoturisme utilizate mixt, bazate pe legislația aplicabilă și pe ghiduri oficiale.

Există însă și mașini pentru care combustibilul poate fi tratat integral drept cheltuială de firmă, inclusiv TVA integral dedus, cum ar fi vehicule folosite la livrări, taxi, transport de persoane sau marfă, sau mașini clar încadrate ca utilizate exclusiv în interes de serviciu. Aici discutăm despre trasee, program, foaie de parcurs și reguli interne care să arate clar că nu sunt drumuri personale.

Documente concrete pentru justificarea combustibilului

Indiferent dacă deduci 50% sau 100%, fără documente clare, combustibilul rămâne o vulnerabilitate la control. Fiscul nu se uită doar la facturi, ci la tot lanțul de dovezi că mașina este folosită așa cum declari în contabilitate.

În practică, firmele care stau mai liniștite la control au câteva documente de bază:

  • contract de folosință sau decizie internă prin care mașina este dată în folosință unui angajat;
  • politică internă privind utilizarea autoturismelor, inclusiv mențiunea folosirii personale și a limitelor;
  • foaie de parcurs sau registru de bord cu curse, kilometri și scopul deplasărilor;
  • facturi și bonuri fiscale de combustibil, corelate cu numărul de kilometri;
  • situații centralizate lunare care arată distanțele parcurse în interes de serviciu și personal.

Foaia de parcurs nu are un model unic obligatoriu, dar trebuie să conțină cel puțin data, traseul, scopul deplasării, kilometri inițiali și finali. În lipsa ei, inspectorul poate trata o parte mai mare din combustibil ca utilizare personală, fără legătură cu activitatea.

Cum justifici, în practică, combustibilul când folosești mașina și personal

Teoretic, poți spune „deduc doar 50% și gata”. În practică, Fiscul vrea să vadă cum ai ajuns la procente. De aceea, multe firme aleg un mod de lucru simplu și ușor de explicat, mai ales când mașina e la administrator sau la un angajat-cheie.

O abordare folosită des este împărțirea clară a kilometrilor: se notează separat deplasările în interes de firmă și cele personale, iar la final de lună se calculează un procent aproximativ al utilizării de serviciu. De exemplu, dacă 60% din kilometri sunt profesionali, firma poate argumenta, cu documente, că acel procent din combustibil are legătură cu activitatea.

O altă variantă este să tratezi, prin procedură internă, combustibilul aferent drumurilor personale drept beneficiu în natură pentru angajat sau asociat. Asta înseamnă calcularea unei valori, impozit pe venit și contribuții sociale, conform regulilor pentru avantajele în natură, pe baza codului fiscal actual și a normelor emise de Ministerul Finanțelor.

Mai există și soluția folosirii deconturilor: angajatul plătește combustibilul, aduce bonuri și un decont de cheltuieli, dar se decontează doar partea aferentă drumurilor de serviciu, pe baza unui număr de kilometri aprobat și a unei politici interne. Astfel, combustibilul pentru drumuri personale rămâne pe persoană fizică și nu intră în contabilitatea firmei.

Greșeli frecvente care atrag atenția la control

Inspectorii fiscali au văzut cam toate improvizațiile posibile. Câteva lucruri se repetă însă atât de des, încât au devenit semnale de alarmă:

  • bonuri de combustibil în weekend sau în perioade de concediu, fără explicații și fără drumuri trecute în foaia de parcurs;
  • consumuri nerealiste raportat la tipul de mașină și kilometrii declarați oficial;
  • lipsa oricărei proceduri scrise și a oricărui document intern privind folosirea mașinii.

Se întâmplă des ca firmele mici să considere că, oricum deduc doar 50%, nu mai contează ce documente au. La control, însă, dacă nu există nicio justificare, inspectorul poate reîncadra cheltuielile sau poate ajusta TVA, ceea ce înseamnă diferențe de plată și eventuale penalități.

Cum te organizezi simplu dacă mașina este și de firmă, și de familie

Pentru multe microîntreprinderi, mașina firmei este aceeași cu mașina de familie. Nu are sens să ne prefacem că este altfel. Ce poți face, realist, ca să reduci riscurile, fără să îți transformi viața într-o foaie de calcul?

În primul rând, stabilește un mod clar de utilizare și pune-l pe hârtie: câte zile pe săptămână mașina este folosită preponderent în scop de serviciu, ce tip de drumuri faci de obicei, cine are voie să conducă. O decizie internă semnată și păstrată în dosar contează mai mult decât pare.

În al doilea rând, ține un registru de bord simplificat: nu trebuie să fie perfect, dar e bine să notezi măcar drumurile mai lungi, întâlnirile cu clienți, deplasările în alte orașe. Dacă inspectorul vede o minimă coerență, e mult mai ușor să discuți.

În al treilea rând, gândește-te dacă nu este mai corect și mai simplu să declari o parte din folosirea personală ca beneficiu în natură, mai ales când vorbim de administratori sau asociați. Plătești impozit pe un avantaj rezonabil și reduci mult discuțiile ulterioare.

Ce trebuie să știi înainte să iei o decizie

Înainte să stabilești cum justifici combustibilul pentru o mașină folosită și personal, discută cu contabilul sau cu un consultant fiscal. Regimul fiscal depinde de forma de impozitare a firmei, de tipul de mașină și de cât de mult este folosită în interes personal.

Verifică și dacă mașina se încadrează la categoria care permite deducere integrală pentru combustibil, conform reglementărilor actuale – de exemplu, vehicule utilizate direct în activitatea de transport, curierat sau pentru echipe mobile de intervenție. În astfel de cazuri, acceptul de deducere completă depinde mult de documentele care arată legătura strânsă cu activitatea.

Nu în ultimul rând, ține cont că reglementările fiscale se pot modifica. Datele oficiale publicate în 2026 arată că legislația privind cheltuielile auto a fost actualizată de mai multe ori în ultimii ani, iar interpretarea practică la control s-a schimbat pe alocuri, în funcție de ghidurile emise de autorități și de jurisprudență.

Întrebări frecvente

Mai pot deduce combustibilul integral dacă folosesc mașina și personal?

Poți susține deducerea integrală doar dacă poți demonstra cu documente că mașina este folosită în fapt doar pentru activitatea firmei, iar folosirea personală este fie inexistentă, fie marginală și tratată distinct, de exemplu ca avantaj în natură.

Este obligatoriu să țin foaie de parcurs pentru mașina folosită mixt?

Nu există un formular unic obligatoriu, dar o foaie de parcurs sau un registru de bord ajută enorm la probă. Fără un astfel de document, e foarte greu să susții procentele de utilizare și deducerile de combustibil.

Ce se întâmplă dacă Fiscul nu acceptă justificarea combustibilului?

Inspectorul poate recalcula cheltuielile deductibile, poate ajusta TVA și poate stabili diferențe de plată, plus dobânzi și penalități. În situații mai serioase, poate reîncadra folosirea mașinii ca avantaj în natură nedeclarat.

Felul în care îți organizezi folosirea mașinii și justifici combustibilul spune multe despre cât de serios îți tratezi afacerea. Nu e vorba doar de a „nu păți nimic” la control, ci de a avea un mod de lucru coerent, pe care îl poți explica, oricând, unui inspector sau chiar ție, peste câțiva ani.

Acest articol are rol informativ și se bazează pe reglementări fiscale și date oficiale valabile la data redactării. Pentru decizii concrete privind tratamentul fiscal al combustibilului și al autoturismelor utilizate mixt, este recomandată consultarea unui contabil sau a unui consultant fiscal autorizat.