Multe IMM-uri pornesc la drum cu granturi pentru digitalizare, dar se împiedică exact la capitolul „ce e eligibil și ce nu”. În rândurile de mai jos găsești, pe înțelesul tău, ce echipamente și softuri se decontează în principalele programe, cu exemple concrete și capcanele la care să fii atent.

Ce înseamnă, de fapt, cheltuieli eligibile pentru digitalizare

În aproape toate programele de granturi pentru digitalizare destinate IMM-urilor, logica este aceeași: se finanțează investiții care aduc tehnologie nouă în firmă și schimbă clar modul în care lucrezi, nu cumpărături „de decor”.

Concret, ghidurile vorbesc de două mari tipuri de investiții: active corporale – echipamente fizice, hardware, dispozitive – și active necorporale – software, licențe, servicii digitale, cloud etc., plus câteva servicii conexe, cum sunt consultanța sau instruirea personalului. Definițiile apar explicit în ghidurile aprobate prin acte normative publicate în Monitorul Oficial, pentru programe lansate din 2022 încoace, inclusiv PNRR și programe regionale (date oficiale).

Fiecare apel are lista sa exactă de cheltuieli, dar tendința este comună: se punctează ce te ajută să automatizezi, să conectezi sisteme, să vinzi online sau să lucrezi mai sigur și mai eficient, nu orice calculator ori telefon nou.

Ce echipamente hardware se pot deconta din granturi

Cele mai multe scheme de ajutor pentru IMM-uri finanțează echipamente IT și dispozitive digitale atunci când sunt legate direct de activitatea firmei. Într-o schemă de minimis pentru digitalizare adoptată prin ordin în 2023 (date oficiale), lista include „hardware TIC și alte dispozitive și echipamente aferente, inclusiv cheltuieli de instalare, configurare și punere în funcțiune”.

În practică, intră aici, de regulă:

  • servere, stații de lucru, PC-uri și laptopuri dedicate activității firmei;
  • echipamente de rețea: routere, switch-uri, echipamente WiFi, firewall;
  • echipamente pentru automatizări și robotică integrate cu soluții digitale (de exemplu, brațe robotizate conectate la un sistem de producție sau linii de etichetare automatizate);
  • scanere profesionale, imprimante industriale, echipamente POS și case de marcat conectate;
  • dispozitive IoT – senzori, contoare inteligente, cititoare de coduri de bare integrate în sistem.

Unele scheme menționează explicit și echipamentele pentru comerț electronic, cum ar fi terminale dedicate, cititoare speciale sau echipamente de depozitare cu integrare digitală (date oficiale).

Important: ghidurile atrag atenția că echipamentele trebuie să fie noi și folosite exclusiv în proiect, minimum trei ani în cazul IMM-urilor. Această condiție apare, de exemplu, într-un ghid general pentru investiții productive adoptat în 2022 (date oficiale).

Ce softuri, licențe și servicii digitale sunt eligibile

Partea de software este, de multe, mai valoroasă decât hardware-ul în granturile pentru digitalizare. O schemă de ajutor de minimis actualizată în 2023 prevede finanțare pentru „achiziționarea și/sau dezvoltarea și/sau adaptarea aplicațiilor/licențelor software, configurarea și implementarea bazelor de date, migrarea și integrarea structurilor de date existente”, inclusiv ERP, CRM, RPA, IoT, AI și soluții de e-commerce (date oficiale).

Pe scurt, poți obține finanțare pentru:

  • licențe de tip ERP (gestiune integrată), CRM (gestionarea clienților), programe de contabilitate sau salarizare;
  • aplicații pentru producție, logistică, management de proiect, rezervări, gestiune stocuri;
  • soluții de automatizare software (RPA), inteligență artificială aplicată în business, integrare cu IoT;
  • platforme și pluginuri pentru magazin online, sisteme de plăți integrate, facturare electronică compatibilă cu RO e-Factura;
  • servicii de cloud computing – Software as a Service, Platform as a Service, Infrastructure as a Service -, pe durata proiectului, prevăzute explicit într-o schemă aprobată în 2024 (date oficiale).

Tot în zona eligibilă intră, de obicei, serviciile de dezvoltare software la comandă, adaptări și integrarea între sisteme, migrarea datelor și configurarea bazelor de date. Cheltuielile pentru consolidarea securității cibernetice – audit, servicii de securitate pentru software, găzduire și rețele – apar expres în ghidurile pentru digitalizare aprobate prin ordine ministeriale în 2023 și 2024 (date oficiale).

Ce alte costuri se pot deconta: site, domeniu, consultanță și training

Dincolo de echipamente și softuri, programele de granturi pentru digitalizare includ și câteva tipuri de cheltuieli „suport”, dacă sunt direct legate de proiect. Într-o schemă de minimis pentru IMM-uri publicată în 2023, sunt eligibile: dezvoltarea unui site de prezentare sau magazin online, achiziția sau închirierea unui nume de domeniu, servicii de trecere a arhivelor din format pe hârtie în digital indexabil, servicii de cloud și securitate cibernetică și audit tehnic IT (date oficiale).

Tot acolo apar două categorii pe care multe firme le uită:

1. Consultanță și analiză IT. Se pot deconta servicii de consiliere și analiză pentru identificarea soluțiilor tehnice de care are nevoie IMM-ul, cu condiția ca aceste soluții să fie apoi implementate prin proiect. Ghidurile subliniază însă că firma care face auditul IT nu poate fi și furnizorul de echipamente sau soft în același proiect (date oficiale).

2. Instruirea personalului. Multe apeluri prevăd explicit cheltuieli pentru cursuri și training dedicate utilizării echipamentelor TIC și pentru persoane din conducere care au nevoie de competențe digitale mai bune. Un ghid din 2023 limitează aceste cheltuieli la maximum 10% din valoarea finanțată (date oficiale).

În unele programe, chiar TVA-ul aferent cheltuielilor eligibile poate fi acoperit din bugetul de stat, dacă nu este deductibil, condiție menționată expres în scheme recente de ajutor de minimis și în documente PNRR (date oficiale).

Ce NU se decontează de obicei, chiar dacă „ține de digitalizare”

Aici apar cele mai multe surprize neplăcute. Există o listă destul de clară de cheltuieli neeligibile în ghidurile aprobate pentru programe lansate după 2022. Un document oficial din 2024, de exemplu, menționează explicit că nu se finanțează: construcții și modernizări de clădiri, mobilier, mijloace de transport înmatriculabile, calculatoare și aparatură birotică ce nu fac parte din fluxul tehnologic, truse de scule, dulapuri cu scule, reparații și reabilitări pentru active deja achiziționate (date oficiale).

În zona digitală, pot fi neeligibile sau greu de justificat:

1. Telefoane mobile „pentru toată lumea”. Unele ghiduri acceptă smartphone-uri doar dacă sunt clar integrate într-o soluție (de exemplu, aplicație de producție sau logistică), nu ca facilități generale pentru angajați.

2. Laptopuri fără legătură cu proiectul. Dacă încerci să echipezi toată firma fără să arăți ce procese se schimbă concret, evaluatorii pot tăia aceste poziții sau le pot declara neeligibile, conform exemplelor de întrebări și răspunsuri publicate la sesiuni de informare oficiale în 2023 (sinteză bazată pe răspunsuri oficiale).

3. Cheltuieli curente de operare. Abonamentele obișnuite la internet, servicii telefonice, mentenanță generală, licențe deja existente înainte de proiect sau reînnoiri de suport fără legătură cu investițiile noi sunt, de regulă, respinse.

Un alt detaliu des ignorat: costurile de transport și montaj pentru echipamente sunt, în unele programe de investiții, trecute la neeligibile dacă nu se află în capitolul corect din deviz, conform unui ghid publicat în 2024 (date oficiale).

Cum îți pregătești lista de cumpărături ca să nu ai surprize

Chiar dacă programele sunt diferite, metoda prin care îți construiești planul de achiziții rămâne cam aceeași. Nu porni de la „Ce calculator îmi trebuie?”, ci de la „Ce proces din firmă vreau să schimb?”. Consultanții în finanțări recomandă să pornești de la o hartă a fluxurilor din companie, apoi să legi punctual fiecare echipament și fiecare soft de un obiectiv de digitalizare (sinteză după materiale de specialitate apărute în 2024).

Câteva repere practice:

  • verifică mereu ghidul specific apelului, nu te baza pe ce a fost valabil la alt program, chiar dacă tot „digitalizare IMM” scrie pe el;
  • notează la fiecare element: la ce proces se referă, ce indicator schimbă și în ce articol din ghid se încadrează;
  • separă clar în buget ce e eligibil și ce știi deja că vei plăti din surse proprii.

La final, pune-ți întrebarea incomodă: dacă cineva îți taie un echipament din listă, proiectul mai aduce o schimbare vizibilă în firmă? Dacă răspunsul este „nu”, înseamnă că ai construit lista corect și nu doar o colecție de cumpărături.

Întrebări frecvente

Se pot deconta telefoane mobile prin granturi pentru digitalizare?

Depinde de program. Unele ghiduri acceptă smartphone-uri doar dacă sunt integrate într-o soluție clară, de exemplu aplicație de producție sau logistică. Ca regulă, telefoanele „de serviciu” generale nu sunt considerate investiții de digitalizare.

Pot cumpăra doar laptopuri și un soft de contabilitate printr-un grant?

Teoretic, da, dacă programul acceptă astfel de cheltuieli și arăți clar cum schimbă ele procesele din firmă. Practic, proiectele care propun doar înlocuiri de echipamente, fără automatizare sau integrare, au șanse mai mici la punctaj.

Cheltuielile cu mentenanța software sunt eligibile?

Majoritatea programelor finanțează dezvoltarea și implementarea soluțiilor, nu costuri curente pe termen lung. Uneori se acceptă mentenanță pe durata proiectului, dacă este prevăzută expres în ghid; după finalizare, rămâne în sarcina firmei.

Decizia de a intra într-un apel de finanțare pentru digitalizare nu se ia după ce „ai auzit că se decontează laptopuri”, ci după ce ai pus pe hârtie ce vrei să schimbi în firmă și ai verificat, rând cu rând, ce îți permite ghidul. Cine intră pregătit își negociază altfel și cererea de ofertă, și relația cu furnizorii, și discuțiile cu evaluatorii.

Informațiile din acest material au caracter general, sunt bazate pe acte normative și ghiduri oficiale disponibile la 2 septembrie 2026 și se pot modifica. Pentru proiectul tău concret, verifică documentele programului, dacă este cazul, consultă un specialist în finanțări.